قدم الدكتور أشرف عبده الباحث في علوم الوثائق والأرشفة الإلكترونية،وأمين العضوية في حزب( صوت الشعب ) دراسة لمشروع جديد حول متطلبات تطبيق نظم إدارة الوثائق و الأرشفة الالكترونية لزيادة كفاءة و فعالية إدارة الوثائق الالكترونية الحكومية في مصر.
ورأى عبده، أنه في عصر الثورة المعلوماتية والثورة الإلكترونية الإدارية، يجب ادراك أهمية الأرشفة الالكترونية في العمل الحكومي، إذ يتطلب من الدولة أن تضع سياسة معلنة وعامة للوثائق علي المستوي الوطني.
ويؤكد الباحث على ضرورة تنفيذ هذا المشروع تزامنا مع الإنجاز الذى يصل لدرجة الإعجاز الذى حققته الدولة المصرية بقيادة الرئيس عبد الفتاح السيسي، المتمثل في “العاصمة الإدارية” والمدن الجديدة والتى تعد مشاريع جريئة واستراتيجية لمستقبل مصر ولا تحتاج إلا لسنوات قليلة من الجهد والعطاء لتعطى ثمارها العبقرية، بحيث يتم تطبيق ذلك المشروع على مستوى الوزارات التى سيتم نقلها للعاصمة الادارية الجديدة .
ويوضح عبده، أهمية الأرشفة الالكترونية التي يعتمدها هذا المشروع على النحو التالي:
– يسهل الأرشيف الإلكتروني من الإجراءات الإدارية والتحلل من عقدة الروتين الإداري المعقد والتعقيدات المكتبية – الارتفاع بكفاءة الجهاز الإداري للدولة والارتقاء بالخدمات إلي أعلي مستوي من الدقة والسرعة.
– تحقيق اكبر قدر ممكن من الإنتاج نتيجة استخدام أفضل العناصر المدربة والسرعة الفائقة في الحصول علي المعلومات الإدارية بأقل تكلفة ممكنة وندرة احتمال الأخطاء.
– إمكانية استيعاب وتشغيل البيانات الإحصائية اللازمة لإجراء عمل دراسات الجدوي لسائر العمليات الإدارية كالتخطيط والتنظيم والتنسيق والاتصالات وغيرها بما يكفل أكبر مستوي من الكفاية الإنتاجية.
– إمكانية متابعة العمل والنشاط الإداري لسائر الوحدات الإدارية ووحدات الخدمات والإنتاج في جميع أنحاء مستوي الجمهورية بربطها بشبكة واحدة من شبكات الحاسب الآلي.
ومن هذا المنطلق، يقترح الباحث تصورًا لمشروع تأسيس برنامج لإدارة الوثائق الالكترونية على مستوى الوزارات والأجهزة التابعة لها بعنوان ” متطلبات تطبيق نظم إدارة الوثائق و الارشفة الالكترونية لزيادة كفاءة وفعالية إدارة الوثائق الالكترونية الحكومية في مصر.
وتسير آلية العمل بهذا المشروع عبر إنشاء مراكز توثيق وأرشفة الكترونية على مستوى الوزارات والاجهزة التابعة لها لتكون مرجعاً رسمياً لآلية تطبيق اللوائح المنظمة لادارة الأرشفة الالكترونية على أسس علمية وتخصصية.
ويعتمد الباحث في الأرشفة الإلكترونية في مشروعه المقترح على عدة محاور هي:
-1 وضع المعايير والإجراءات التي تستخدمها الإدارات في إدارة الوثائق الالكترونية , مع القيام بعمل مسح للإدارات لدراسة احتياجاتها وما تم تحويله من الوثائق الورقية إلى الوثائق الالكترونية.
2- تحديد العمليات الفنية للوثائق الالكترونية , من تقويم واستبعاد وحفظ للوثائق , ووضع الإرشادات والإجراءات اللازمة لتنفيذ هذه العمليات .
3-: نقل الوثائق ذات القيمة البحثية الى الأرشيف الوطني وتحديد طريقة الوصول إليها , ويتم وضع معايير وإرشادات لمعدي البرامج الإدارية ودعمهم حتى يتم نقل الوثائق الالكترونية من الإدارات إلى الأرشيف الوطني بطريقة آمنة وفعالة وبدون أن يفقد أي جزء من هذه الوثائق .
ويهدف الباحث من هذا المشروع إلى وضع عدد من المبادئ الأساسية واللازمة لإدارة الوثائق الالكترونية في المنظمات الحكومية وأرشفتها بعد انتهاء العمل الإداري منها والعمل على وضع خطة عمل لتطبيق هذه المبادئ عمليا ووضع الإجراءات اللازمة.
كما يتيح المشروع المقترح، وفقًا للدكتور عبده، ضمان إدارة المستندات و الوثائق الإلكترونية على نحو موحد في كل المؤسسات الحكومية وفقا للمعايير الوطنية، وزيادة الفعالية والكفاءة، وتقليل التكلفة التي تتحملها الوحدات الحكومية في تقديم خدماتهما للمواطنين، وضمان أن تكون الوثائق الإلكترونية في المؤسسات الحكومية موثوقة ويعتمد عليها وتتمتع بالسلامة والقابلية للاستخدام وأن تكون كاملة من حيث محتواها وسياقها وتركيبها، بالإضافة إلى الحفظ الدائم للوثائق الإلكترونية ذات الأهمية الوطنية.
